Оформление вкладыша в трудовую книжку образец

Содержание

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец, фото

Оформление вкладыша в трудовую книжку образец

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий многие вопросы, связанные с ведением трудовых книг работников компаний. Данный аспект приносит настоящую головную боль многим работодателям и сотрудникам кадрового отдела.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника

Предназначение вкладыша

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи.

Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу. В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа. Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.

Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.

В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей.

Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки.

Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами.

Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции.

При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

  1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
  2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
  3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
  4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
  5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
  6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ. Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер. Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

  1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета.

При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию.

В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо.

Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

  1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
  2. Отметка об уровне образования и специальности.
  3. Указания даты заполнения документа.
  4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой. При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия.

Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо. Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу.

Читайте также  Сроки оформления пенсии после подачи заявления

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Оформление дополнительной трудовой, является одним из крупных нарушений, действующего закона.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг.

Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса. Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела.

В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets-foto.html

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку в 2018 году — утерян, нумерация

Человек получает трудовую книжку после первого официального трудоустройства. После этого она остается с ним на всю жизнь и именно с ее помощью в России вычисляется общий рабочий стаж.

Количество страниц для записи в книжке ограничено, поэтому, если человек часто менял место работы или получал награды и поощрения, то может возникнуть необходимость оформления вкладыша.

Что это такое и для чего нужен

Трудовая книжка содержит 3 раздела:

  • на титульном листе содержится информация, касающаяся сотрудника;
  • данные обо всех местах работу, в том числе и текущем;
  • перечень всех наград, полученных во время выполнения должностных обязанностей.

Нередко количество страниц, отведенных под запись, заканчивается. В таких случаях появляется необходимость в оформлении вкладыша – дополнительных листов для увеличения места, отведенного для записей в одном или сразу нескольких разделов документа.

Дополнительные вкладыши также используются для заполнения. Чаще всего в отделе кадров допстраницы вшиваются. Это делается для того, чтобы информация на вкладыше не терялась. Но даже при потере работодатель может восстановить все записи. Это необходимо для учета трудового стажа и различных выплат.

Вкладыш позволяет гражданам осуществлять трудовую деятельность, даже, если место для записей в трудовой книжке уже закончилось.

Первый вкладыш был создан в 1940 году, после чего неоднократно изменялся. Сейчас широкое применение получил вкладыш, разработанный в 2010 году по форме ВТ-1. Однако, также применяется предыдущая версия 2004 года.

Бланк можно скачать по ссылке.

В обязательном порядке титульный лист любого вкладыша должен иметь:

  • уникальный номер;
  • ФИО владельца книжки;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • название профессии или должности;
  • дату получения документа;
  • подпись владельца;
  • подпись лица, которое отвечает за ведение книжки.

Кроме этого, вкладыш содержит в себе:

  • 36 страниц, позволяющих вносить дополнительную информацию;
  • обложку, выполненную из картона;
  • графы, схожие с представленными в трудовой книжке.

К данному документу нужно относиться серьезно, так как он обладает такой же значимостью, как и сама трудовая книжка. Однако, работодатель не может отказать человеку в трудоустройстве, если вкладыш отсутствует. При неправомерном отказе человеку требуется обратиться в суд.

Вкладыш учитывает различные сроки работы, которая была у лица за отведенный период. Основная информация при рассчитывании стажа уже находится в соответствующих органах и в пенсионном фонде. При условии, что человек имел официальную работу.

Приобретать вкладыши для трудовых книжек руководители обязаны самостоятельно. Прием документа от сотрудника строго запрещен на законодательном уровне, поэтому при нарушении работодатель будет привлечен к ответственности.

Трудовая должна находиться в отделе кадров организации, поэтому там же и дополняется вкладышем с соответствующей записью.

Как заполнить

Чтобы правильно заполнить вкладыш, необходимо ознакомиться с постановлением Министерства труда от 10.10.2003 г. №69. Заполнение начинается с постановки штампа «Выдан вкладыш», без которого вкладыш не будет считаться действительным, даже, если он уже вшит в книжку. Он должен содержать в себе сведения о серии и номере.

Если в организации не имеется данного вида штампа, то запись должна быть поставлена от руки. При этом не требуется графического выведения штампа. Надпись осуществляется обычной синей ручкой. 

Штамп может быть поставлен, как на титульном листе, главное условие – он не должен перекрывать или искажать заполненные там данные, так и на странице перед титульным листом, примыкающей к обложке.

Далее заполнение вкладыша во многом схоже с заполнением трудовой книжки. Первоначально на титульном листе необходимо указать персональные данные сотрудника, а также дату, когда осуществляется заполнение документа. Все сведения, находящиеся на титульном листе, заполняются сотрудником фирмы.

После чего они должны быть проверены владельцем книжки и подтвердить правильность их написания путем постановки подписи в соответствующем поле. Вся информация на титульном листе книжки и вкладыша должны быть идентичны.

После этого требуется перейти к заполнению оставшихся двух разделов. По своей структуре они идентичны тем, что находятся в трудовой книжке. В них необходимо внести сведение о работе и наградах, которые получил сотрудник.

Они заполняются по тем же правилам, что и книжка:

  • применение сокращений недопустимо;
  • номер записи должен продолжать основную последовательность и быть на 1 больше, чем предыдущий;
  • вся информация в графах 1, 2, 4 должна быть указана в полях, находящихся на одном уровне друг с другом и полями, в которых отражаются все юридические действия руководителя в отношении сотрудника, например, назначение на должность или награждение.

Общее количество вкладышей, которые могут быть вшиты в книжку, не ограничено. Главное условие – правильное заполнение и наличие штампа.

Нумерация

Внешне и внутренне вкладыш очень похож на трудовую книжку. Его оформление осуществляется для дальнейшего продолжения записей, касающихся трудовой деятельности владельца книжки.

Нумерация вкладыша имеет особый порядок. Она должна начинаться не с единицы, а быть продолжением нумерации трудовой книжки. Например, если страница, на которой находится последняя запись в книжке, 43, то нумерация вкладыша должна начинаться с 44.

Благодаря этому сохраняется естественная очередность и смысловое единство записей, которые вносятся в документ.

Такой способ нумерации позволяет избежать ситуаций, когда в книжке последняя запись свидетельствует об увольнении, а ее продолжает вкладыш с записью о приеме на работу.

Как вшить

При размещении вкладыша в книжку, нужно убедиться, что он будет именно вшит. Простое хранение в книжки или размещение с помощью клеящих веществ запрещено. Это связано с тем, что именно вшитый вкладыш будет наиболее надежно прикреплен, нежели при использовании других способов. Вкладыш, который будет просто вложен, признается недействительным.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец или иные указания на законодательном уровне не закреплены. Он может находить, как в конце, середине, так и начале книжке. Вариант расположения вкладыша выбирает ответственное лицо с учетом удобства вшивания и дальнейшего ведения записей.

Для вшивания вкладыша нужно пошагово выполнить следующую последовательность действий:

  • с помощью шила, чтобы не повредить внешний вид документа, сделать несколько проколов. Чаще всего их делают 4-5, чтобы обеспечить более надежное скрепление. Первый прокол обычно располагают посередине, а далее все остальные, соблюдая симметрию;
  • приложить вкладыш к трудовой книжке в месте вшивания и сделать подобные проколы. Самое главное сохранить целостность весь документов и бланков. Появление сторонних дырок и разрывов недопустимо. Все проколы должны находить, как можно ближе к переплету;
  • с помощью толстой иголки и нитей пришить вкладыш к книжке. Лучше всего выбирать толстые и прочные нити, это гарантирует долговечность скрепления. Количество стежков может быть любым, в конце нитки тщательно закрепляются и обрезаются.

В некоторых фирмах имеется специализированная машинка, осуществляющая скрепление документов за несколько секунд.

Возможные ошибки

При заполнении любых документов могут быть допущены ошибки, которые следует избегать по возможности:

  • отрывание обложки вкладыша. Он должен быть вшит в своем первоначальном виде;
  • выдача новой трудовой, если в старой закончилось место для записей;
  • вклеивание пустых листов в книжку;
  • замена или исправление названий разделов в книжке вместо включения вкладыша;
  • начало нумерации страниц с единицы;
  • вклеивание, а не вшивание бланка;
  • внесение изменений в книжке без учета вкладыш.

Кроме этого, нельзя игнорировать требования постановки на учет вкладыша. Запись о расширении книжки должна быть в соответствующие документы.

Читайте также  Оформление приходного кассового ордера пример

Действителен ли без трудовой книжки

На законодательном уровне закреплено, что использование вкладыша без трудовой книжки полностью запрещено. Отдельно он не обладает никакой юридической силой.

Именно поэтому при предъявлении одного вкладыша руководитель не имеет право принимать или увольнять гражданина, а также оставлять записи или совершать иные манипуляции с вкладышем.

Также документ не будет действителен, если он не вшит, а вклеен или приложен к книжке, в нем нет соответствующего штампа и титульного листа, заполненного по всем правилам.

Вкладыш является продолжением трудовой, а не самостоятельным документом. Это стоит помнить.

Как оформить новый если утерян

Если потеря вкладыша была совершена во время хранения и по вине сотрудников фирмы, то руководитель обязан самостоятельно распорядиться о выдаче дубликата. Если он утерян самим владельцем книжки, то человек должен обратиться на прежнее место работы, после чего подать заявление с просьбой об изготовлении дубликата.

Если гражданин уже нашел новую работу, то заявление может быть направлено к новому руководителю. После получения заявления работодатель обязан в течение 15 дней выдать новый вкладыш.

Если в трудовой книжке заканчиваются страницы для внесения записей, то единственным выходом является вшивание вкладыша. Он приобретается и прикрепляется к книжке сотрудниками фирмы. Заполнение вкладыша должно вестись с соблюдением всех правил. Действительным он признается только при наличии соответствующей подписи и предъявлении совместно с трудовой книжкой.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/kak-oformit-vkladysh-v-trudovuju-knizhku-obrazec/

Оформление вкладыша в трудовой книжке

В статье приводится образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку, разъясняются нюансы внесения записей.

Правовое регулирование

Правительство утвердило Правила, как корректно вести трудовые книжки сотрудников (Постановление № 225 от 16.04.2003 г).  Вкладыш ведется по аналогии с самой трудовой книжкой.

Важно! Необходимо правильно делать записи вручную и поставить просто штамп. Компания должна иметь соответствующую печать. Место для штампа – правый верхний угол титульного листа.

Ответ на вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отрицательный. Приложение без трудовой книжки не имеет юридической силы. Кадровик делает отметку о выдаче вкладыша, проставляет серию и номер вкладыша.

Куда именно вшивать вкладыш

Просто так положить приложение в книжку нельзя. Ведь сам по себе документ ничего не значит, поэтому нужно правильно прикреплять основной документ и приложение к нему.

Если сделаете менее пяти проколов, то крепление может отсоединиться. Следует делать именно пять проколов для надежной прошивки документации.

Правила не указывают, где именно вшивать бланк и какие нитки при этом использовать. В основном, закрепляют приложение после последней странички и перед обложкой.

Как проставлять номера в бланке

Хаотичности, когда заполняется  оформление нового  вкладыша в трудовую книжку, правильный образец не допускает. Записи продолжаются в определенном порядке. Номера ставятся, начиная с последней записи, сделанной в книжке. Соблюдается строгая последовательность, когда делается нумерация записей во вкладыше.

Обязательно нужно ставить печать фирмы на титульном листе. Когда её нет, обязательно обратитесь к руководителю, или документ будет недействительным.

Вставка к основному документу – это способ, как оформить вкладыш в трудовую книжку. Поэтому заполняются оба бланка идентично.

Когда запись внесена ошибочно, следующие записи будут идти под тем же номером.

Зачастую случается так, что нумерация во вкладыше проставляется с самого начала. Это ошибка, и ее придется исправлять.

4 действия для исправления ошибок:

  1. Написать, что фиксация недействительна.
  2. Продублировать текст, присвоив те же реквизиты.
  3. Указать номер, идущий следом за последней записью бланка.
  4. Продолжать правильную нумерацию.

Просто так сведения вносить нельзя. В 2018 году правила не изменились. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку должен быть заполнен на основании распоряжений руководителя компании.

Но инструкция дает послабления. Если кадровик допустил ошибки, то можно скопировать прежние данные.

Алгоритм оформления

Чтобы получить вкладыш к трудовой книжке, нужно заполнить заявление и подать руководителю. В заявлении работник просит удержать цену бланка из заработной платы.

Дополнительный бланк надежно крепится к основному документу. Все же потерю бланка исключить нельзя. Если человек умудрился потерять важное дополнение, то нужно заполнять заявление. Также пишется записка, где разъясняется, что документ был утерян.

После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки. В 2018 году регистрация трудовых книжек, как и вкладышей к ним, ведется в специальной книге.

Важно! Нельзя записывать книжки работников в обычную тетрадку. Кадровик обязан вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Чтобы стало понятно, как вшить бланк, предлагаем посмотреть полезное видео.

На вопрос, как правильно крепить дополнение, имеется только один ответ: прошивать нитками. Использовать клей или степлер, означает нарушать правила.

Нюансы

Зачастую возникают вопросы, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку (образец). Ошибок в вопросе, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, лучше не допускать. Компании, проигнорировавшие предписания закона, платят штрафы.

3 ситуации, вызывающие вопросы кадровиков:

  1. Сотрудница выходит замуж и меняет фамилию.

Событие, безусловно, радостное. Но как кадровику правильно оформить документацию: внести коррективы только в основной документ или придется также изменять вкладыш? Вопрос прояснило Министерство труд. Согласно инструкции, паспорт – это основание для заполнения персональных данных сотрудника. Когда меняются данные паспорта, то и сведения трудовой книжки и приложения к ней потребуется изменить.

Кадровик зачеркивает на титульном листе прежнюю фамилию, там же пишет новую информацию. Указывает название документа, подтверждающего изменения. Новую запись в трудовую книжку должен подтвердить директор своей подписью, затем ставится печать.

  1. Прежний работодатель не заверил печатью заглавный лист дополнительного бланка.

Если нет штампа о выдаче вкладыша, то работнику придется обратиться по прежнему месту работы.

По инструкции, печать проставляется организацией, которая выдает приложение. Печатью заверяется подпись руководителя. Поэтому на новом месте работы ситуацию не исправят. Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

  1. Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять. Неверные записи признаются недействительными. Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел.

При расторжении контракта каждую запись следует заверить. Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат. Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение. Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата.

Ошибки при заполнении

Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки.

5 кадровых ошибок, которые часто находят инспекторы:

  1. Информация о стаже вносится в другие разделы.
  2. Вместо ниток используется клей.
  3. Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
  4. Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
  5. Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.

Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании. Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание. Штраф выписывается на крупные суммы.

Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше.

Резюме

  1. Когда заканчивается трудовая книжка, это означает, что наступило время заполнить приложение к ней.
  2. Просто положить внутрь или приклеить бланк неправильно. Нужно обязательно сделать проколы и прошить нитками.
  3. Само по себе вложение юридической силы не имеет, а идет как неотъемлемая часть основного документа.
  4. Четких правил, как нужно делать прошивку, нет. Поэтому нужно придерживаться ГОСТа по делопроизводству.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-kak-oformit-vkladysh.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.
Читайте также  Оформление магазина секонд хенд

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/

Вкладыш в трудовую книжку — образец оформления

Что такое вкладыш

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

Оформление вкладыша: правила заполнения

Как заполнить вкладыш без ошибок

Что такое вкладыш 

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее.

Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

  • оформлять работнику новую трудовую книжку;
  • продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
  • дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести. 

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

  • обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
  • общее количество страниц — 46;
  • документ также оснащен элементами защиты;
  • титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
  • графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой.

Как внести запись о том, что выдан вкладыш 

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п. 47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

  • проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
  • при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную. 

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

  • ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
  • прописывается его серия и номер;
  • приложение вшивается в трудовую книжку. 

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию. 

Оформление вкладыша: правила заполнения 

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

  • паспорт;
  •  документ, подтверждающий уровень образования;
  • в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги. 

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Как заполнить вкладыш без ошибок 

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил).

В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил).

При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п. 26 Правил.

Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные.

Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии). 

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/trudovaya_knizhka/kak_pravilno_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: